1. Les 3 grandes phases pour accompagner le changement
Il y a plusieurs phases pour mener une conduite de changement et lever les résistances. Une fois le diagnostic et les décisions stratégiques prises pour faire face à votre besoin de transformation, piloter votre plan d’action en 3 temps :
1.1 Etape 1 - Un lancement stratégique pour accompagner le changement
Le lancement de votre plan de transformation est l’occasion de communiquer sur le sens, la vision. C’est le moment clé pour créer une coalition, c’est à dire de trouver des alliés qui permettront d’essaimer les enjeux et plans d’action sur le terrain avec viralité. Leur capacité à véhiculer des micro-récits de succès futurs est un atout pour votre projet. Identifiez-les, constituez votre réseau d’ambassadeurs. Cette coalition puissante commence par une équipe-projet dédiée à votre projet de conduite du changement avec qui vous allez définir votre nouveau futur. Ces alliés sont des personnes clés, en mesure d’expliquer le pourquoi de cette transformation, à quoi elle mènera, quelle est clairement la vision. C’est une team qui partage avec vous la compréhension des bénéfices clairs et les enjeux du projet. Cette coalition que vous allez former doit être prête à répondre aux futurs sentiments d’insécurité des collaborateurs et lever les obstacles qui arriveront peut-être. Préparez une équipe exemplaire, qui incarne le projet et soit prête à vaincre la résistance au changement en donnant avant tout du sens au projet.
Pour un projet de transformation organisationnelle impactant (crise sanitaire, télétravail généralisé, fusion,...), cette équipe solide est nécessairement partenaire de la direction générale, du comex/codir. Ce partenariat interne est un passage obligé pour faire de votre transformation stratégique un succès.
Créez enfin également l’urgence avec des preuves tangibles de la nécessité du changement.
Anticipez enfin les réactions individuelles et collectives, analysez le positionnement de chacun vis à vis du changement en vous demandant comment ils seront impactés.
1.2 Etape 2 - Déploiement du projet
L’étape de déploiement de votre projet de transition va permettre de concrétiser les évolutions attendues en objectifs clairs, missions et activités de votre entité ou de vos équipes.
Une fois votre projet lancé, votre déploiement doit répondre à quelques fondamentaux :
- Gardez le rythme pour mener cette évolution stratégique dans la durée.
- Redonnez de l’énergie en célébrant les succès est un élément indispensable pour engager votre population, surtout si vous faites face à une crise ou à un changement culturel majeur.
- Impliquer les équipes pour résoudre les difficultés et appliquer les décisions sur le terrain.
- Pilotez votre déploiement et son avancement, seul ou avec un cabinet d’accompagnement au changement, en mesurant la progression du déploiement à l’aide de KPI et autres éléments de mesure. Célébrez l’avancement à court terme, l’atteinte de seuils de réussite intermédiaires pour motiver et impliquer les parties prenantes avec une démarche d’amélioration continue.
La suite de l’article donne de nombreuses clés pour faciliter votre déploiement.
1.3 Etape 3 - Le nécessaire ancrage pour accompagner le changement dans la durée
Après le déploiement, la période de mise en œuvre et d’ancrage des nouvelles pratiques est la clé de réussite de votre projet de changement. Cela consiste à encourager l’action pour mettre en mouvement les équipes dans leur quotidien et consolider les succès constatés pendant le déploiement.
Réussir le changement, ancrer la nouveauté dans la culture d’entreprise est l'enjeu de cette phase de passage à l’action. C’est ainsi que vous pourrez faire de la finalité du changement un élément fondamental de votre culture de l’entreprise.
Pour cela, pensez à donner des marges de manœuvre à vos équipes pour faciliter l’appropriation de votre projet de transformation dans le quotidien opérationnel sans retour arrière.
La suite de cet article donne de nombreuses clés pour anticiper, faciliter et créer les conditions de l’ancrage de nouvelles pratiques.
2. Pour accompagner le changement, adoptez une posture adéquate
2.1 Travailler son leadership, explorer les incompréhensions
Comme faire accepter le changement ? Quel est le sens du changement ? En tant que chef de projet, vous allez peut-être être amené à convaincre les différentes parties prenantes pour lever des freins, alors que vous n’êtes vous-même pas convaincu de l’ensemble des décisions que vous devez déployer.
Voici une aide si tel est le cas : il existe une multitude d’axes de conviction, sur lequel vous pouvez vous appuyer pour convaincre du changement. Pensez à une situation précise et trouvez l’angle qui vous convient et qui aura de l’impact : le marché, la concurrence, la réglementation, l’image, les valeurs, l’humeur du chef, les compétences, l’identité professionnelle… ainsi vous serez vous même plus convainquant pour pour faire adhérer les équipes et accompagner ces changements avec pédagogie.
2.2 Transformez-vous en manager coach pour accompagner le changement
Pour lever les réticences et débloquer des craintes, vous pouvez vous approprier des techniques d'écoute active, de reformulation et de questionnement issues du coaching. Choisissez une ou plusieurs de ces questions et ouvrez ainsi la discussion pour explorer le problème, la difficulté, la contrainte :
- Quel-est le problème ? Que se passe-t-il concrètement qui ne va pas ?
- Se questionner soi-même : « Ai-je généré récemment des promesses non tenues de ma part, des changements obscurs opérés, des informations contradictoires fournies, des déceptions ? ”
- Quelles sont les conséquences du problème sur vous, l’équipe, votre département, vos résultats, vos délais, votre travail, vos livrables, etc...? En quoi ce problème est-il particulièrement gênant/important pour vous ? Qu’apporterait sa résolution ?
- Selon vous quelles-sont les causes de ce problème ? Depuis combien de temps existe-t-il ?
- Sur quoi avez-vous la main pour résoudre le problème ? Qu’est ce qui dépend de vous ?
- Quelle serait précisément la situation souhaitée ?
- Que vous manque-t-il pour obtenir ce que vous souhaitez obtenir, parvenir là où vous voulez parvenir ? Que vous manque-t-il pour résoudre la situation ? De quoi avez-vous besoin ?
- Qu’attendez-vous de moi dans cette situation ? Comment puis-je vous aider à satisfaire votre besoin ? Qu’attendez-vous de ma part qui pourrait vous aider pour avancer dans la satisfaction de votre besoin ?
3. 9 clés pour accompagner le changement en faisant communauté
Vous êtes manager ou DRH ? Avant de vous lancer dans une stratégie de conduite de changement, voici une boite à outils de 8 leviers de réussite du projet, à activer pour éviter les risques de désengagement en période de transformation.
3.1 Montrer des marques de reconnaissance en période de transformation
Les collaborateurs ont tendance à regretter un manque de reconnaissance par le management. Pour Alexia de Bernardy fondatrice de laWEbox et auteur (Moteurs d’engagement : 365 actions pour mieux travailler ensemble, chez marabout), « c’est le principal facteur de démobilisation. Il concerne aussi bien la reconnaissance de l’utilité de leur travail que le sens de leur présence dans l’entreprise ». Dans les faits, ce sont souvent les collègues de travail qui prennent le relais en soulignant l’intérêt et les résultats de leurs actions respectives. Or, en accélérant le rythme du travail, en bouleversant les habitudes et les équipes, la crise sanitaire peut les priver de ce soutien entre pairs. C’est pourquoi les managers ont tout intérêt à encore plus s’intéresser au quotidien de leurs équipes et à verbaliser leurs encouragements.
Pensez à la reconnaissance, premier levier d'engagement, surtout en période de transformation :
3.2 Lutter contre le sentiment d’isolement permet d’accompagner le changement
Avec l’augmentation d’activité, ou au contraire son ralentissement, les collaborateurs qui expriment des difficultés à identifier leurs missions et leurs objectifs sont nombreux. Les liens sont étirés et les valeurs de l’organisation moins bien perçues. Dans le cas de journée à rallonge ou de télétravail, cette impression d’isolement s’associe à la frontière désormais floue entre vie privée et vie professionnelle, ce qui déclenche inquiétude voire déprime. « Il faut redonner un sens au travail et faire en sorte que chacun retrouve un rôle et une place dans le collectif », conseille Alexia de Bernardy. Aussi est-il primordial de rappeler à chaque collaborateur son rôle en tant que maillon d’une chaîne qui ne peut fonctionner que grâce à la mobilisation de chacun et chacune. « Des études ont démontré l’impact de la qualité des relations au travail sur le taux d’accidents du travail. Un bon relationnel implique de tenir compte de l’intérêt des autres au moment de réaliser telle ou telle action ».
3.3 Rassurer en ces temps d’incertitude
Toute crise (crise sanitaire, économique, rachat...) est facteur d’incertitudes, même ponctuelles, autour de questions liées à son impact sur son emploi, sa famille, etc. Au-delà de ce constat, le bouleversement des rythmes de travail engendre ses propres incertitudes, comme le souligne Alexia de Bernardy : « Cela peut signifier une perte de contrôle sur les horaires, les plannings, les routines… Cette incertitude demande beaucoup plus d’énergie ». Être proactif et anticiper en guidant les collaborateurs sur les interlocuteurs à contacter, les tâches à accomplir, etc. constitue l’une des réponses contre la démobilisation. Une autre action consiste à privilégier les objectifs à court terme pour resserrer les enjeux et pouvoir répondre à des questions simples telles que : qui doit produire quoi pour la semaine prochaine ?
3.4 Encourager la créativité pour accompagner le changement
Un changement des rythmes de travail entraîne généralement une réduction de l’innovation, de la créativité et de la résolution de problèmes. Se retrouver, de manière régulière, s’accorder des moments de partage et de discussion, permet de brainstormer, de négocier, d’avoir des échanges profonds, d’être réactifs et de pouvoir compter sur les effets de la sérendipité. Dans le cas des organisations qui ont opté pour le télétravail, proposer des journées de présence.
3.5 Réinventer des rituels de suivi aide à accompagner le changement en équipe
S’il n’est pas possible d’envisager un retour à des conditions habituelles de travail, il faut intégrer de nouvelles façons de manager. Animer des réunions en visio dans le cas de travail à distance, créer de l’interaction, remotiver ses collaborateurs grâce à des points plus réguliers, sont autant d’enjeux nécessitant de créer de nouveaux rituels, mais aussi la façon de fixer des objectifs, de suivre des projets…
3.6 Favoriser l’agilité et stimuler la réflexion collective
Afin d’affronter l’incertitude ambiante, il faut pouvoir compter sur un degré d’autonomie dans l’organisation et la prise de décision. Les organisations pourraient se saisir de l’opportunité actuelle pour former leurs collaborateurs à cette agilité d’attitude, à une forme de flexibilité, à une prise d’initiative ou encore à la capacité d’aller chercher soi-même l’information manquante. Un conseil judicieux d’Alexia de Bernardy repose sur « un temps consacré chaque semaine ou chaque mois sur le partage de problèmes à résoudre ». Lorsque le bouleversement du quotidien interdit ou limite le recours au collègue qui se trouve dans le même espace pour demander conseil, il faut trouver de nouvelles façons d’exprimer et de résoudre les difficultés de tous ordres. « Cela permet de redonner du sens à la présence de chacun, de créer de la relation, de véhiculer de la reconnaissance ».
3.7 Stimuler la performance
Alexia de Bernardy aime citer une formule mathématique édictée par l’une de ses clientes : « Performance = engagement X moyens ». Autrement dit, pour obtenir de la performance de la part des équipes, soit il faut y mettre les moyens en mettant en place des outils, des programmes de motivation, l’industrialisation des process, l’augmentation de salaires… Soit il faut soutenir l’engagement des collaborateurs pour éviter leur démobilisation.
Comment se comprend se formule en conduite du changement ? Si votre transformation implique un risque de désengagement, redoublez de moyens. Et inversement, si vous n’avez pas les moyens de cette transformation, focalisez votre énergie à booster l’engagement autour de votre projet.
Pour accompagner le changement grâce à l'équation de la réussite, découvrez cette infographie
3.8 Créer du lien par la confiance pour accompagner le changement
En cette période de crise, il est intéressant de saisir chaque occasion de contact pour créer du lien. Alexia de Bernardy conseille de « structurer l’informel ». Concrètement, elle propose de débuter chaque réunion par un petit moment de détente (un ice breaker) pour délier les langues : « il suffit de faire un tour de table avec une question sur une mini victoire, un moment agréable de la semaine passée, une anecdote à partager… ». À la fin de chaque réunion, elle recommande un petit temps de feedback : « il consiste à interroger les participants sur leur ressenti, ce qu’ils ont trouvé utile ou qui les a surpris, sur leurs suggestions d’améliorations pour la prochaine réunion… ». Ces moments contribuent à mettre les participants en confiance.
En conclusion, le fait de réinventer de nouvelles façons de renforcer la cohésion, les liens entre les collaborateurs et collègues participe à la lutte contre le sentiment de solitude et l’incertitude actuelle. C’est une condition sine qua non pour maintenir une dynamique collective pour conduire un changement.
3.9 L'altérité pour accompagner le changement dans une communauté
Pour gérer ses projets, planifier ses tâches ne suffit pas, encore faut-il tenir compte du fait que nous vivons en société et de l’importance que nos actions soient soutenues ou non par les autres.
Or les autres ne pensent pas nécessairement comme nous, ils n’ont pas les mêmes envies, les mêmes besoins au même moment. En tenir compte se nomme l’altérité.« Pour faire avancer mes projets de transformation, est-ce que je fais preuve d’altérité avec les collègues, clients ou collaborateurs ? » Réponds à cette question dans le chat ou lance la discussion avec les collègues en leur proposant de vous faire mutuellement du feedback.
Comment connaître les envies, leviers de motivation et besoins des équipes ? Pour gagner en altérité dans la conduite d'un changement, rien de tel que de partager en communautés et de challenger toutes les parties prenantes via une plateforme d'intelligence collective.
Animer une communauté en vue d'accompagner un changement revient à animer une communauté apprenante. Pour y parvenir, créez des communautés de partage en s’appuyant sur des outils digitaux dédiés (très différent d’un réseau social), afin que les collaborateurs puissent s’entraider, échanger sur les doutes, les petites victoires et les bonnes pratiques. Ce type de d'échange en communauté permet à la fois de répondre à l’attente des collaborateurs d’avoir une vision claire, et leur expliquer sous différents supports, quel est l’objectif de l’entreprise, son impact sur leur quotidien et quelles transformations cela nécessite : compétences à développer, outils de travail, rythme de travail... Et de recueillir leurs ressentis. A partir de ce moment-là, votre équipe sera prête à faire face au changement.
Découvrez ici en vidéo comment une communauté apprenante se met techniquement en place via 9 clés de succès :
Conclusion
Comment accompagner le changement d'ampleur ? Comment accompagner une équipe pour faire face aux enjeux de demain ? En ayant des communautés de participants qui évoluent effectivement et passent à l'action.
Pour cela, le partage, l'altérité et le leadership sont essentiels, ainsi qu’un accompagnement par un partenaire expert de ces transformations (cabinet, coach, formateur, groupes de codev,...) , qui vous apportera de la méthodologie pour piloter le changement. Se faire accompagner par un partenaire stratégique en telle situation est un investissement nécessaire et rentable.
laWEbox accompagne régulièrement de tels projets et réponds à des appels d’offres de transformation, seul ou en partenariat avec des cabinets de conseil partenaires. Son parcours digital “fil rouge” permet de faire partager les parties prenantes, à grande échelle, pour co-construire un changement et enclencher le passage à l'action.
Découvrez en vidéo le témoignage de BNP PARIBAS qui présente comment laWEbox accompagne le changement :
