Contexte du management à distance
Le management à distance est l’action de manager une équipe dispersée géographiquement. Bien que ce style de management repose sur les mêmes fondamentaux que celui en présentiel, il demande aussi des compétences managériales spécifiques. Démotivation, manque de cohésion, baisse d’efficacité et incertitudes font partie des situations difficiles exacerbées par le télétravail. Par conséquent, manager des équipes à distance nécessite des techniques de management appropriées pour booster l’esprit d’équipe, motiver, gérer les conflits, diriger les équipes, former les collaborateurs et atteindre les objectifs. Dans cet article vous découvrirez les 8 clés du management à distance qui vous permettront de fédérer, dynamiser et d’animer une équipe dispersée.
Concilier management de proximité et management à distance
1 - Explorer les indices pour motiver une équipe
Tout d'abord, un manager doit savoir comprendre ses équipes et explorer pour cela tous les indices qui proviendront de leurs réactions verbales et non verbales. Pour bien manager en télétravail, il faut aller chercher le feedback, poser des questions, savoir écouter, chercher l'émotion, les doutes, les incompréhensions.... tout cela permet de faire preuve d’assertivité, de prendre du recul.
Effectivement, Il faut être à proximité des équipes et prendre le temps de générer de la discussion avec chacun pour détecter tout indice avec une écoute active. Cet encadrement de l’équipe permet de mieux comprendre des leviers de motivations, savoir si vous avez de l'impact, et clarifie certains points si besoin.
Pour cela, il existe de nombreuses bonnes pratiques managériales autour du feed-back et du questionnement. La plus importante reste peut-être de reprendre son téléphone,... à l’ancienne.
2 - Management à distance : Maintenir le relationnel et la proximité avec les équipes
Veillez à ne pas négliger la relation avec vos collaborateurs en télétravail.
Dans la gestion de projet, le plus fragile est la qualité du relationnel. C'est pour cela que l’aspect participatif de votre management va permettre d’animer et de motiver les équipes.
De ce fait, en tant que chef d’équipe, mettez en place des rituels d'animation d'équipe et d'animation de projets fréquents et participatifs. Ces rituels donneront à chaque collaborateur la possibilité de profiter de l’apport collaboratif de chacun au sein de l’équipe, (point très important, par exemple, pour révéler le plein potentiel d’une équipe multiculturelle).
Qu’est-ce qu’un rituel participatif ? Il s’agit d’icebreakers ou de rituels de convivialité, allant du partage de blagues sur WhatsApp au visionnage de TEDx entre équipiers à distance. Il existe beaucoup de rituels applicables au management à distance quand il s’agit de coordonner une équipe, toutefois ce qui reste primordiale c'est le maintien du relationnel et cela passe aussi par des petites choses comme le fait de rester joignable rapidement.
3 - Mieux communiquer en management à distance
Focaliser l’énergie sur une communication efficace.
Dans cette nouvelle organisation à distance, le manager d’équipes se transforme en véritable animateur de communautés. Il a à sa disposition pour cela de nombreux « outils du manager », synchrones, pour manager au quotidien en visioconférence ou au téléphone. Il existe également des outils asynchrones comme les mails, les groupes WhatsApp ou les applications de partages entre pairs. Il peut également motiver son équipe à lancer des podcasts ou des chaînes radio si les collaborateurs sont nombreux.
En résumé, il est clé d’avoir cette expertise en animation de communauté pour devenir un animateur d’équipes.
4 - Management à distance : créer les conditions de la confiance
La quatrième clé est de pouvoir mettre en place des conditions de confiance.
Cette confiance repose sur 3 piliers principaux qui sont : la solidité de son expertise, la clarté des missions de chacun et le maintien de la qualité des relations dans la durée. Le manager en distanciel s’appuiera sur cela pour faire preuve de leadership, d’empathie et d’intelligence émotionnelle.
En ce qui concerne la clarté des missions de chacun, un bon manager doit définir des objectifs individuels et collectifs. En effet, atteindre une performance collective nécessite une communication clarifiée sur les objectifs et leurs sens, à très court terme. Chaque membre de son équipe doit pouvoir répondre aux questions suivantes :
- Quels sont mes objectifs ?
- À quoi est-ce que je sers ?
- Quels sont les KPI de chacun et des autres ? Est-ce que j'ai toutes les informations ?
- Quels sont mes points forts ?
- Et est-ce qu'on m'a tout dit sur ce projet ?
Cette confiance va également reposer sur les liens et la pérennité des liens, c’est-à-dire la proximité, le partage émotionnel, le partage de doutes, de difficultés...Il est nécessaire de créer ces conditions pour continuer à avoir un dialogue étroit avec chacun des managers et collaborateurs.
5 - Structurer de vraies respirations dans l’encadrement de l’équipe
Pour garder une bonne qualité de vie au travail, il est important de créer de vraies respirations pour avoir un temps de travail opérationnel circonscrit, et ce pour tous les niveaux hiérarchiques.
L’objectif est de limiter les risques psychosociaux à l’instar du burn-out qui peut être le résultat d’un enchaînement de semaines infernales vécues comme un “tunnel de réunions entrecoupées de nuits”. Toute gestion d’équipe doit être structurée en gardant bien en tête l’importance de la qualité de vie : avoir de vrais week-ends, de vraies soirées, de vrais centres d'intérêts.
Inquiétez-vous de savoir si vos équipes sont également dans ce type de schéma.
6 - Gérer l’incertitude que peut générer le management à distance
Le management à distance, c’est la certitude d’être dans l’incertitude, notamment sur :
- Les activités et avancées des autres équipes, des autres managers, des autres services
- L’incertitude quant à sa propre progression dans l’organisation
- L'incertitude vis-à-vis de l’avancement des concurrents, leur visibilité, leur stratégie
- La difficulté du networking inter équipes qui risque de faire perdre leur agilité
Pour répondre à ces enjeux, les managers d’équipes de projets sont invités à devenir de véritables managers-coach pour apprendre à leurs collaborateurs comment gérer cette incertitude. Ils doivent pour cela développer leur capacité à :
- être empathique vis-à-vis des équipes, à percevoir si des collaborateurs ont une baisse de forme par rapport à cette incertitude.
- à donner une direction claire dans un tel contexte, pour rester le leader de l’équipe.
7 - Acquérir des outils adaptés au management à distance
Une des clés des réunions à distance motivantes est que les informations descendantes soient minoritaires (maximum 50%) et que le reste de la réunion soit co-construit.
La clé numéro 3 énumérée précédemment évoquait une palette d’outils de communication dédiés au manager. En complément, d’autres types d’outils opérationnels vont mobiliser les équipes et faire que les réunions soient un succès, qu’elles soient interactives, participatives et que chacun puisse exprimer ses idées de façon agile.
Il s’agit d’outils d’animation de visioconférence, d’outils de sondage en ligne, d’outils collaboratifs (tableaux blancs, murs de post-it, quiz de tour de table,...) qui vont fournir la mallette managériale et entretenir in fine la cohésion d’équipe.
En facilitant l’interaction et la co-construction pendant 50% des réunions à distance, ces outils sont une clé indispensable de management d’équipe.
8 - En management à distance, continuer à alimenter l’audace
La dernière clé du management à distance est de continuer à alimenter l'audace, l'innovation et la résolution de problématiques à distance. En effet, un des principaux risques de la collaboration à distance, est l’installation d’une routine non productive. La routine à distance fait que nous tombons tous dans une habitude à exécuter des missions routinières que l’on maîtrise parfaitement, sans objectifs fixés (produire des tableaux, rédiger des articles, faire des mails,...) ; ce type de routine va conduire une équipe inconsciemment vers un confort qui est source de démotivation dans la durée.
Or l’important quand on parle de pilotage d’équipe est d’avoir un objectif à atteindre parfaitement clair, dans le but de résoudre une problématique précise, qu’elle concerne un client, une équipe, ou encore un projet.
Pour lutter contre ce risque de routine à distance, vous devez alimenter, encadrer des brainstormings, des travaux de créativité et des sessions de résolution de problématiques. Au-delà de l’effet mentionné pour lutter contre la tentation à toujours faire ce que l’on sait déjà faire, cela va également booster les compétences des équipes.
Conclusion : le management à distance peut limiter le risque de repli sur soi
Le management à distance est un exercice très différent du management en présentiel, car il exacerbe les comportements individualistes ainsi que le repli sur soi.
Après une période d’adaptation, chacun peut renouer avec toute l'intelligence collective que facilite clairement le présentiel, networker différemment, responsabiliser, souder, animer ses équipes et être plus créatifs,.…à condition d’avoir les clés, outils et aptitudes managériales adaptés à cette organisation si particulière.
En bref, les équipes ont besoin d’être formés aux nouvelles façon de travailler et d’être outillées pour accélérer cette transformation. Cela peut passer par des plateformes d’intelligence collective et de montée en compétences de communautés comme laWEbox. Découvrez un exemple d’application pour faire du feedback à distance via ce lien.
Ressources complémentaires sur le management à distance
- Et vous, quel est votre niveau en management à distance ? Découvrez ce carrousel ludique sur le sujet.
- Article sur 7 astuces pour bien collaborer à distance : https://www.businessofeminin.com/7-astuces-pour-bien-collaborer-a-distance
- Dynamisez vos réunions à distance en suivant ces conseils pragmatiques : https://assets.website-files.com/60f6bc7766651d905b710c80/6107adecf860eccfbe7493fd_Carrousel-visioconviviales.pdf
- Pour ce qui concerne le feedback à distance, voici un article complémentaire sur le sujet : https://www.linkedin.com/pulse/6-cl%25C3%25A9s-pour-faire-du-feedback-encore-plus-important-et-de-bernardy/
- Retrouvez cette thématique en vidéo, avec le replay synthétique d’un de nos webinars sur le management à distance
