I. Clarifier les tâches télé-fragiles et télé-robustes en management hybride
Voici une méthodologie proposée par des chercheurs de Stanford. La première étape en tant que chef d’équipe est d’organiser le temps de travail hybride. Il s’agit de se questionner sur les missions des équipes et d'identifier parmi ces missions celles qui sont dites “télé-robustes”, c'est-à-dire des activités qui sont délivrées avec succès à distance sur le long terme, comme par exemple des tâches individuelles que les collaborateurs maîtrisent (produire un document, travailler sur excel, traduire un document,...). Ce sont des tâches réalisées avec une hiérarchie stable, dans une équipe existante.
En opposition de ces tâches télé-robustes, il y a les tâches dites “télé-fragiles”. Ce sont des activités qui supportent moins bien la distance, lorsqu'il s'agit d'innover, de rencontrer de l'inattendu, de bâtir des objectifs partagés, d'avoir de la collaboration, de négocier ou faire un feed-back de recadrage. Pour ces tâches télé-fragiles, il va être nécessaire de côtoyer les interlocuteurs dans un environnement de travail collectif.
Exercice managérial : pour piloter une équipe en management hybride, lister les tâches plutôt régulières, les tâches quotidiennes et les ranger dans deux catégories : télé-robustes, ou télés-fragiles, pour organiser la gestion d’équipe hybride entre les missions réalisées en présentiel ou à distance. C’est une bonne manière de responsabiliser chacun sur le déroulement de ses missions opérationnelles, dans les meilleures conditions.
II. Cadrer le fonctionnement de l’équipe en management hybride
Le rôle du manager est de cadrer le fonctionnement de l’équipe qui fonctionne en hybride. C’est-à-dire coordonner les équipes en organisant la répartition des temps distanciels et présentiels pour que l’équipe puisse avoir des moments collectifs. Cela se traduit notamment par le cadrage de la présence dans les locaux de l'entreprise :
- Quelles sont les règles du jeu de l’équipe ?
- La présence est-elle obligatoire un jour minimum par semaine ?
- Ou alors l'équipe peut-elle fonctionner avec des rotations, ou non ?
- Y-a-t-il une plage horaire quotidienne où tout le monde est présent, voire connecté ?
A l’heure où le management directif purement hiérarchique fait fuir, au profit d’un besoin de plus de participatif et de collaboratif, un tel encadrement de l'équipe permet de s'organiser de façon claire et équitable.
III. Adapter le management hybride au niveau d’expérience de chaque collaborateur
Accompagner son équipe c’est adapter son type de management au niveau d'expérience de chaque collaborateur.
L’accompagnement d’un collaborateur autonome est différent de l’accompagnement d’un collaborateur en prise de poste, à l’instar des profils séniors et juniors. Dans le second cas, la fréquence des interactions en présentiel et en distanciel doit être plus importante que dans le premier.
Exercice managérial : identifier au sein de l’équipe ceux qui ont un niveau d'expérience suffisant pour être autonomes et ceux qui ont besoin d’être accompagnés plus régulièrement, avec plus d'interactions.
IV. Adapter la communication aux collaborateurs en management hybride
Adaptez les outils de management et de communication à chaque collaborateur et chaque situation : fait-on une visioconférence, communique-t-on tel message par email, ou dans une application de type WhatsApp… (et bien d'autres encore). Certaines personnes vont être à l'aise avec des nouveaux outils de communication, d'autres beaucoup moins. Certaines vont avoir besoin d'être prévenues en amont pour activer une caméra par exemple, ou être appelées au téléphone. D'autres, pas du tout, cela ne les gêne absolument pas. Identifier les besoins et les compétences de ses équipes en termes d’outils de communication et d’intelligence collective permet d’adapter les outils du manager pour impliquer ses équipes et maintenir un relationnel efficace.
V. Maintenir la proximité en management hybride
Comment rester un manager de proximité, à distance ? Maintenir la proximité et le sentiment d'appartenance c’est entretenir la cohésion d’équipe et permettre d’ atteindre les objectifs de chacun avec plus d’efficience. Cela consiste notamment à remettre en place des rituels pour animer les équipes. Ces rituels d’équipes ont tendance à se faire naturellement en présentiel (pause-café, afterwork, déjeuner entre collègues…). Il est primordial de poursuivre ces fondamentaux du management et de les adapter à distance. Ce management de proximité et ces rituels d’équipes challengent la créativité et l’agilité, ils permettent également de capter l'état d'esprit des collaborateurs et d’améliorer la qualité de vie au travail.
Exemple managérial : les meetings hybrides, avec la moitié des personnes en présentiel et l'autre moitié en visioconférence, sont des meetings plus compliqués à gérer et à animer. Pour un collaborateur qui est à distance, participer à une visio alors qu’une partie des collègues sont réunis au bureau peut-être source de démotivation. Il faut développer de nouveaux réflexes. Pour fédérer et garder l’équipe reliée dans ce cas, incitez le plus de participants qui sont en présentiel, à être aussi individuellement connectés à la visio. Concrètement, demandez à vos équipes de garder leurs ordinateurs ouverts pour être visibles des autres membres de l'équipe connectés à distance. Cela facilite l'intégration, l’engagement des participants et améliore la cohésion.
VI. Le management hybride et l’équilibre vie personnelle et professionnelle
Laissez de la place à la vie personnelle.
Le bureau était associé à la vie professionnelle et le domicile à la vie personnelle ; aujourd’hui ce n'est plus le cas. Lorsque les horaires de travail dérapent, le soir, le week-end, cela impacte la motivation de l’équipe. Par exemple interdire les visioconférences sur certaines plages horaires, entre 12h30 et 13h30 pour laisser les collaborateurs en télétravail avoir une pause déjeuner, ou après 18 h 30. Tout dépend de la culture de l'entreprise, bien entendu. Cette nouvelle flexibilité, cadrée, du travail, aussi bien en termes de lieux, outils de communication et horaires, est devenue un impératif pour conserver les talents et embarquer les équipes.
En conclusion, tous les styles de management nécessitent des techniques et compétences managériales spécifiques (management à distance, management transversal…). Savoir manager en hybride n’y fait pas exception. Conduire une équipe à distance et maintenir la confiance dans la légitimité de chacun exigent de savoir faire preuve d’ agilité. Dans un contexte où le travail hybride devient la norme, si vous souhaitez outiller et former vos managers pour fluidifier le travail hybride, venez découvrir laWEbox, lors d’une de nos masterclass. LaWEbox c’est l’application du quotidien managérial.
Ressources sur le management hybride
Découvrez cet apport pédagogique en vidéo :
Après la transformation digitale, la prochaine révolution managériale est d’accompagner la RSE et les entreprises. Découvrez notre article sur le sujet
Découvrez le témoignage de Benoît SERRE sur le management hybride :
Découvrez également le livre d’Alexia de Bernardy, présidente de laWEbox, sur le sujet.
- Version 2022 : “Les 130 règles d’or pour mieux collaborer à distance” (Marabout/Hachette)
- version 2023 : “télétravailler efficacement” (Marabout/Hachette)
Page de l’auteur pour retrouver ces ouvrages : =>> cliquez ici
